5 porqués

Los 5 porqués son un método para encontrar la causa raíz de un problema preguntando «¿Por qué?» varias veces hasta descubrir el problema de fondo. La mejor pregunta inicial sobre el proyecto que se retrasó fue «¿Por qué se retrasó el proyecto?», porque es una pregunta concreta sobre el proceso que no busca culpables, y esa es la esencia de esta técnica. Por ejemplo, si tu teléfono se apaga constantemente (el problema), podrías preguntar «¿Por qué?» hasta descubrir que la causa raíz no es simplemente una batería en mal estado (un síntoma), sino un puerto de carga defectuoso que daña las baterías nuevas.

Prueba esto: La próxima vez que surja un pequeño problema, pregunta «¿Por qué?» al menos tres veces para ir más allá del síntoma inicial.

La técnica de los 5 porqués es un proceso sencillo y estructurado para ir más allá de los síntomas y descubrir una causa raíz. Para asegurar un análisis completo y sin sesgos, lo mejor es seguir un procedimiento explícito.

Aquí tienes una guía paso a paso para realizar una sesión de los 5 porqués:

1. Reúne a un equipo y define el problema. Reúne a personas que conozcan el problema concreto. Acuerden una descripción clara del problema, basada en hechos (por ejemplo, «El lanzamiento de la última versión del software se retrasó una semana»).
2. Haz la primera pregunta: «¿Por qué?». Pregunta al equipo: «¿Por qué ocurrió esto?». La respuesta debe señalar una causa directa y basada en hechos, no una suposición. Si es posible, compruébala con datos.
3. Sigue preguntando «¿Por qué?». Usa la respuesta del paso anterior para formular la siguiente pregunta. Así estableces un vínculo causal directo en cada paso y evitas sacar conclusiones sin fundamento.
4. Identifica una causa raíz en el proceso. El objetivo es continuar hasta identificar un proceso o sistema de base que haya fallado, sin detenerte en una persona o un problema técnico superficial. El número cinco es orientativo; la clave es profundizar lo suficiente para encontrar una causa que realmente puedas corregir.
5. Define y asigna medidas correctivas. Una vez identificada la causa raíz, el equipo debe acordar acciones concretas para evitar que el problema se repita. Asigna una persona responsable y una fecha límite a cada acción para que quede claro quién debe llevarla a cabo y para cuándo.

Por ejemplo, volvamos al proyecto que se retrasó:

• ¿Por qué se retrasó el proyecto? Porque la fase final de pruebas llevó una semana más de lo previsto. (Paso 2)
• ¿Por qué las pruebas llevaron una semana más? Porque se descubrieron errores importantes al final del proceso. (Paso 3)
• ¿Por qué se descubrieron tan tarde? Porque un nuevo módulo de software no se había integrado correctamente. (Paso 3)
• ¿Por qué no se había integrado correctamente? Porque el plan del proyecto no incluía pruebas específicas de integración. (Paso 4: una causa raíz en el proceso)

La solución (paso 5) sería actualizar la plantilla de planificación de proyectos para incluir pruebas de integración obligatorias.

La técnica de los 5 porqués surgió como un componente fundamental del Sistema de Producción Toyota (TPS, por sus siglas en inglés), diseñado para promover un enfoque científico y basado en pruebas al resolver problemas en la planta de producción. Obliga al equipo a rastrear un problema hasta encontrar un fallo en un proceso o sistema, en lugar de detenerse en fallos técnicos superficiales o errores humanos. Su aplicación actual en las metodologías ágiles y de lean startup ha extendido su uso al desarrollo de productos, la gestión y el aprendizaje organizacional.

• Taiichi Ohno (1988), uno de los principales artífices del TPS, describió los 5 porqués como una práctica fundamental para hacer visibles los problemas y asegurar que las medidas correctivas abordaran las causas reales, no solo los síntomas. [1]
• Eric Ries (2011) popularizó los 5 porqués entre las empresas tecnológicas emergentes, presentándolos como una herramienta para realizar «análisis posteriores sin buscar culpables» que convierten los fallos en oportunidades de aprendizaje y evitan problemas recurrentes. [2]
• Olivier Serrat (2017) señala que, aunque resultan eficaces para problemas de dificultad entre sencilla y moderada, los 5 porqués pueden ser limitados ante problemas complejos en los que interactúan varios factores, ya que tienden a conducir a quienes investigan por una única línea de indagación. [3]

Aunque la sencillez de los 5 porqués les da fuerza, la técnica tiene varias limitaciones:

• Tiende a identificar una única cadena de causas, lo que puede llevar a conclusiones engañosas ante problemas complejos en los que varios factores contribuyen al resultado.
• Los resultados dependen en gran medida de los conocimientos y la perseverancia de quienes participan. Distintos equipos pueden llegar a diferentes causas raíz para un mismo problema.
• Existe el riesgo de detenerse demasiado pronto y señalar un síntoma o una persona como causa (por ejemplo, «Dave cometió un error»), en lugar de seguir profundizando para encontrar el fallo del proceso que permitió que ocurriera el error (por ejemplo, «¿Por qué fue inadecuada la capacitación sobre el nuevo sistema?»).